Busca de Emprego no Brasil

About the author : admin

Como ex-consultor de gestão, estimo que escrevi dezenas de milhares de e-mails ao longo de minha Busca de Emprego no Brasil. O e-mail tende a ser a comunicação preferida, pois é amplamente acessível nos telefones. Tendo escrito e-mails de apenas algumas palavras e e-mails de parágrafos extensos (ensaios, na verdade), percebi quais e-mails obtêm respostas ou incitam à ação e quais parecem ser arquivados ou esquecidos. Embora não seja uma ciência exata porque também depende do destinatário e de como eles lidam com os e-mails, descobri o seguinte:

  1. Email ou?

A primeira coisa a se perguntar, antes de redigir um e-mail, é se isso exige ou não um e-mail. Visto que existem tantos canais de comunicação diferentes, identificar o canal certo pode ajudá-lo a obter informações ou estimular o receptor a agir com muito mais rapidez.

Por exemplo, se for algo simples que requer não mais do que uma explicação simples ou uma resposta de uma palavra, as mensagens instantâneas podem ser mais rápidas. Não requer todas as formalidades de e-mail. Observe que mensagens instantâneas não significam necessariamente resposta instantânea.

Se você está tentando comunicar algo complexo e prevê muitas perguntas e discussões, um telefonema pode ser melhor. Como nós (consultores de gerenciamento) costumamos usar e-mails por padrão, as ligações ficaram escassas, mas, como aprendi com um ex-parceiro, é difícil ignorar uma ligação, ao passo que é muito mais fácil ignorar um e-mail.

Às vezes, você tem que documentar coisas no trabalho e não pode simplesmente gravar chamadas telefônicas sem a permissão do outro. A maneira de contornar isso é fazer uma ligação, fazer anotações e enviar uma transcrição resumida destacando os pontos chaves para aquela pessoa após a conversa telefônica.

  1. Estruturar e-mails para compreensão ou ação

Quando comecei a escrever e-mails de negócios, divagava um pouco, fornecia algumas informações básicas e, em seguida, fazia uma pergunta, depois divagava mais um pouco, fazia outra pergunta e, finalmente, pedia ao destinatário para agir.

Por favor, não faça isso.

Pergunte a si mesmo o que deseja que o respondente faça antes de digitar seu e-mail. Este e-mail é para fornecer informações ou uma atualização? Este e-mail requer uma resposta? Você quer que o receptor faça algo depois?

Tenho certeza de que essa não é a única maneira de estruturar seu e-mail, mas descobri que quando estruturei os e-mails de uma certa forma, o destinatário estava mais apto a agir.

Busca de Emprego no Brasil

A estrutura:

Se o e-mail for apenas para informações do destinatário e nenhuma resposta ou ação for necessária, colocarei FYI na linha de assunto do e-mail OU no início do e-mail após as saudações, observe que este e-mail é apenas para informação e não resposta ou ação é necessária. Colocar isso à frente significa que o (s) receptor (es) podem arquivar com segurança após a leitura.

Se o e-mail exigir uma resposta ou ação, novamente colocarei RESPOSTA NECESSÁRIA na linha de assunto do e-mail e, em seguida, colocarei a resposta ou ação necessária perto do final, geralmente em negrito como:

RESPOSTA EXIGIDA POR DATA ESPECÍFICA:

Dependendo de quão próximo o destinatário está do assunto, posso colocar a frase de chamariz no início para que eles possam agir imediatamente (e, em seguida, colocar uma seção ‘Histórico:’ para que eles possam ler para um contexto adicional), ou colocar a chamada à ação no final e explique o contexto primeiro. Se eu quiser que eles façam algo, colocarei a frase de chamariz em negrito:

AÇÃO REQUERIDA:

  1. Use títulos e marcadores para dividir os parágrafos

Eu costumava brincar com uma ex-colega que seus e-mails eram ensaios. Certo dia, quando estava saindo do trabalho, fui me despedir e vi que ela estava trabalhando em um e-mail complexo. Eu perguntei a ela quanto tempo ela havia gasto nisso e ela respondeu ‘horas’. Então perguntei por que ela estava demorando tanto no e-mail. Ela disse que era importante e que era fundamental para os destinatários entenderem o contexto e agirem dentro de um prazo específico.

Embora eu não tenha lido o corpo do e-mail, pude ver que estava dividido por títulos e marcadores. Como quase nunca escrevo redações para e-mails, naquele dia, aprendi com meu colega a usar cabeçalhos, marcadores e outras opções de formatação para quebrar longas paredes de texto.

Sempre que houver parágrafos grandes em seus e-mails (e você saberá se eles são muito grandes se você mesmo der uma olhada e não quiser ler o que escreveu), você pode separá-los. Encontre palavras simples para explicar conceitos complexos. Compartilhe apenas uma ideia em um parágrafo.

Sempre que você tiver alguma lista em seus e-mails, use marcadores. Mesmo enquanto escrevo no Medium, gosto de encontrar oportunidades de usar marcadores porque as pessoas gostam de ler listas.

Facilite para o destinatário

Quando comecei como consultor de gestão, nunca percebi ou compreendi o valor do tempo. Como consultores, sua taxa horária cobrada do cliente é diferente dependendo de onde você se encontra na hierarquia da empresa. Os parceiros cobraram mais, enquanto os analistas cobraram menos. O modelo pode ser pensado como uma pirâmide, onde a “base” ou a maior parte do trabalho está sendo realizada pelos consultores ou consultores seniores. À medida que você sobe na pirâmide, cada vez menos trabalho (embora provavelmente mais estratégico) está sendo feito por gerentes e gerentes seniores.

Comecei como consultor, mas sempre que escrevia e-mails para colegas de trabalho acima de mim ou para meus clientes, pedia muito tempo deles. “Por favor, preencha a planilha e me envie de volta” ou “Por favor, copie e cole o documento em outro documento, formate-o e depois me diga a conclusão”.

Mas aprendi que as pessoas estão ocupadas. As pessoas costumam ser preguiçosas. Eles não respondiam aos meus e-mails. Cheguei a um ponto em que fui chamado para receber coaching, e o conselho tem sido algo que aplico aos e-mails desde então.

Os destinatários desejam emails para que possam trabalhar mais? Eu sei que não quero. Facilite para o destinatário. O que isto significa?

Se você quiser que seu chefe tome uma decisão, forneça a ele todos os fatos e pesquisas necessárias por e-mail. Não peça a eles para clicarem em links ou lerem anexos diferentes. Inclua tudo no e-mail (em um só lugar) para que eles tenham tudo de que precisam para tomar a decisão.

Se você quiser que seu cliente aprove uma entrega, forneça a eles uma cópia da entrega, um prazo para aprovação e, em seguida, informações sobre o processo que você usou para criar a entrega. Você conduziu entrevistas? Faça pesquisas de mercado? Analisar todos os seus documentos internos? Muito disso é antecipar as perguntas que eles podem ter e responder de forma proativa a essas perguntas.

Se quiser que um colega o ajude a fazer algo que você não pode fazer, faça tudo o que puder até o ponto em que ele precise agir e peça o tempo dele. Por exemplo, se eles tiverem a palavra final no resumo executivo de sua apresentação, não faça com que escrevam o resumo executivo. É muito mais fácil escrever e fazer com que digam ‘sim’ ou ‘não’. Também é muito mais fácil trabalhar de algo, por mais difícil que seja, do que trabalhar do nada.

Revise o e-mail com um novo par de olhos

Pode parecer estranho para você, mas antes mesmo de enviar e-mails curtos (uma ou duas frases), eu rascunharia o e-mail e então gastaria uma quantidade extraordinária de tempo revisando, cortando palavras desnecessárias e reescrevendo. Parte disso é porque sou um perfeccionista quando se trata de trabalho. A outra parte é porque eu nunca quis enviar e-mails que fossem de alguma forma confusos ou que não obtivessem a resposta que eu queria.

E-mails que não me ajudam a obter o resultado Eu quero justificam um acompanhamento de alguma forma (o que significa mais tempo gasto com isso) ou podem ser repassados ​​para outras pessoas (mais uma vez, gastando mais tempo explicando o e-mail).

Busca de Emprego no Brasil

Eu vi o trabalho inicial como um melhor investimento do meu tempo. Se eu recebesse o e-mail quase perfeito agora, teria menos acompanhamento mais tarde.

Você já ouviu o conselho de que, se estiver com raiva de alguém, escreva uma carta ou e-mail falando sobre todos os sentimentos, e como você está com raiva dessa pessoa, e como foi ferido, e nunca envie?

Eu adoto uma abordagem semelhante, exceto que não estou com raiva das pessoas com quem trabalho. Eu rascunho o e-mail e faço uma pausa, ou saio para caminhar para pegar um pouco de água ou lanche. Então, com um novo par de olhos, vou dar uma olhada no e-mail novamente, sendo crítico e tentando vê-lo pelos olhos do destinatário.

Lista de verificação para escrever e-mails melhores

Se você chegou até aqui, significa que está bastante interessado no assunto ou estava interessado na lista de verificação. De qualquer forma, aqui está uma lista de verificação que criei para garantir que estou escrevendo e-mails melhores:

Isso requer um e-mail ou outro canal de comunicação seria melhor?

Por que estou escrevendo este e-mail? O que eu quero que o (s) receptor (es) façam?

Está claro o que quero que o (s) receptor (es) façam? Se olhassem para o e-mail, saberiam o que fazer e quando fazer?

Fiz tudo o que posso para ajudar o (s) receptor (es) a agir?

Estou enviando longas paredes de texto ou dividi o e-mail em seções fáceis de ler?

Tenho cabeçalhos informativos que descrevem as diferentes seções de e-mails que possuo?

Corrigi todos os meus erros ortográficos e gramaticais?

Estou olhando para o e-mail da perspectiva do destinatário?

Eu olhei para o e-mail com um novo par de olhos?

Há tópicos de conversa nos e-mails (ou seja, e-mails anteriores) que preciso excluir antes de enviar?

Verifiquei todos os destinatários para ter certeza de que são os corretos?

No caso de um novo e-mail, a linha de assunto é clara e específica sobre o assunto do e-mail?